Glossaire

a
Analyse des besoinssearch for term

En archivistique, l’ « analyse des besoins est une méthode qui permet d’étudier une situation reliée à l’information organique et consignée dans une administration, de l’évaluer pour y apporter les correctifs ou les améliorations et les mettre en application. »

Archivessearch for term

« […] l'ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale. »

Archivistiquesearch for term

Discipline qui recouvre les principes et les techniques régissant la création, l’évaluation, l’accroissement (l’acquisition), la classification, la description, l’indexation, la diffusion et la préservation des archives.

c
Calendrier de conservationsearch for term

« Le calendrier de conservation est un instrument de gestion – entièrement intégré au processus administratif en ce sens qu’il fait partie des opérations de gestion de l’organisme concerné – qui regroupe les règles de conservation dont se dote une institution pour rationaliser la conservation de ses archives. Il permet de diffuser les règles de conservation, de les appliquer, de les faire approuver et d’en assurer le contrôle, le suivi, le maintien et la tenue à jour. En dernière analyse, le calendrier est le véhicule qui rassemble et fait connaître les règles de conservation. »

Catalogue des fondssearch for term

« Instrument de recherche d’ordre général qui donne un bref aperçu du contenu de chacun des fonds ou collections d’archives conservés dans un [service d’archives], suivant l’ordre alphabétique des titres de fonds. »

Collection d'archivessearch for term

« Réunion artificielle de documents de toute provenance, groupés en fonction d'une caractéristique commune, telle que mode d'acquisition, thème, langue, support, type de document, collectionneur. Ce terme s'oppose à fonds. »

d
Descripteursearch for term

Mot ou expression exprimant un concept, figurant dans un thésaurus et utilisé pour représenter le contenu d'un document lors de l'indexation.

Dessins d'architecturesearch for term

« Les dessins d'architecture, pris ici dans leur acceptation la plus large, comprennent les plans de mécanique, de plomberie, de chauffage et d'installations électriques ainsi que les dessins touchant le design d'intérieur, le mobilier et les objets d'art décoratif faisant partie intégrante d'un bâtiment. »

Diffusionsearch for term

« […] l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques. »

Dossiersearch for term

« […] ensemble composé de pièces, de documents ou même de données (son, image, texte, etc.), organiquement constitué par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions, relatif à une même affaire ou objet et placé dans un ou plusieurs contenants [cassette, carton, registre, liasse, chemise (dossier), rouleau, bobine, disque, disque dur, disque optique, volume, disquette, etc.]. »

é
État général des fondssearch for term

Instrument de recherche fournissant une vue d'ensemble d'un service d'archives ou d'un organisme et présentant des renseignements pratiques sur l'organisation et le contenu de chaque fonds. (Source: "Terminologie de base en sciences de l'information", École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, Université de Montréal, en ligne: http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/00000097.htm [consulté le 6 janvier 2010])

f
Fonds d'archivessearch for term

« Ensemble de documents de toute nature réunis automatiquement et organiquement, créés et/ou accumulés et utilisés par une personne physique ou morale ou par une famille dans l'exercice de ses activités ou de ses fonctions. »

g
Gestion documentairesearch for term

Ensemble des opérations et des techniques qui permettent de planifier et de contrôler la création, l'utilisation et la conservation des documents jusqu'à leur destruction ou leur transfert aux archives. En anglais (et en France!) on parle de "records management".

Synonymes: Gestion des documents
i
Instrument de recherchesearch for term

« Document, imprimé ou non, énumérant ou décrivant un ensemble de pièces d'archives de manière à les faire connaître aux chercheurs scientifiques et administratifs. Les instruments de recherche fondamentaux comprennent les guides, inventaires, catalogues, regestes, répertoires, index, registres des emplacements, et, pour les archives lisibles par machine, la documentation logicielle. »

Inventairesearch for term

Instrument de recherche le plus précis dans la description d'un fonds ou d'une collection d'archives. Cette description se situe toujours au niveau de la pièce.

Inventaire des archivessearch for term

Opération qui consiste à recueillir des informations ayant pour but de localiser et d'identifier les archives d'un organisme.

l
Logiciel libresearch for term

Se dit de systèmes d'exploitation ou de logiciels dont le code source est public et qui sont caractérisés par un esprit de collaboration, par opposition aux systèmes et logiciels propriétaires dont le code est secret.

n
Numérisationsearch for term

"Dans son sens le plus répandu, la numérisation est la conversion d'un signal (vidéo, image, audio, caractère d'imprimerie, impulsion, etc.) en une suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique ou en électronique numérique[1]. On utilise parfois le terme franglais digitalisation (digit signifiant chiffre en anglais)." (Source: "Numérisation", dans Wikipédia, en ligne: http://fr.wikipedia.org/wiki/Num%C3%A9risation [consulté le 6 janvier 2010])

p
Piècesearch for term

La plus petite unité archivistique indivisible, qui peut être constituée d’un ou de plusieurs documents.

Plan de classificationsearch for term

Structure hiérarchique et logique permettant (la classification), le classement et le repérage de pièces d'archives ou d'ensembles documentaires. (...) Il peut être : a) général s'il permet de regrouper tous les documents d'un service d'archives; ou b) spécifique s'il permet de répartir les documents d'un seul fonds ou collection.

Politique de gestion des archivessearch for term

(...) façon concertée et réfléchie de mettre en place les moyens qui permettent d'organiser et de traiter, de façon efficace et rentable, l'ensemble des archives courantes, intermédiaires et définitives que génère une organisation dans le cadre de ses activités. Elle a pour but de planifier, de mettre en place, de tenir à jour et d'évaluer toute action, toute intervention archivistique permettant de coordonner de façon rationnelle, efficace et rentable la création, l'évaluation, l'acquisition, la conservation, le traitement, le repérage et l'utilisation des archives. " (Couture et al., 1999, p. 10) Formellement, une politique se compose de trois éléments : une réglementation, une définition de la structure de l'unité responsable de son application et un programme.

Principe de respect des fondssearch for term

« Principe fondamental selon lequel les archives d'une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d'une autre provenance [respect externe] et doivent être conservées selon leur ordre primitif [respect interne] s'il existe. »

Prix Portail d'Orsearch for term
r
RDDAsearch for term

Ensemble des règles générales permettant d'assurer la cohérence et l'uniformité du processus de description des documents d'archives, quel que soit le niveau de description, en fonction de principes archivistiques tel le principe de respect des fonds. (Source: "Terminologie de base en sciences de l'information", École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, Université de Montréal, en ligne: http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/00000202.htm [consulté le 6 janvier 2010])

Synonymes: Règles pour la description des documents d'archives
Référencesearch for term

Activité visant à « informer les chercheurs sur la nature des documents conservés dans le service [d’archives] selon le ou les thèmes choisis, sur les conditions de leur communicabilité, sur les instruments de recherche permettant de les identifier et sur les moyens d'en obtenir communication et/ou reproduction. »

Répertoiresearch for term

« Instrument de recherche destiné à décrire un fonds ou une collection au niveau de ses [dossiers]. »

s
Sériesearch for term

« Ensemble de dossiers ou de documents classifiés à l'intérieur d'un fonds ou maintenus groupés parce qu'ils se rapportent à une fonction ou à un sujet donné, résultent d'une même activité ou revêtent une même forme ou pour toute autre raison afférente à leur création, à leur réception ou à leur destination. »

Service d'archivessearch for term

Organisme, ou unité administrative d'un organisme, responsable de la gestion des archives.

Service d'archives privéees agréésearch for term

« Un service d'archives privées agréé est un organisme qui conserve et rend accessibles des archives privées et qui a reçu une reconnaissance officielle du gouvernement du Québec, ce qui en fait un partenaire privilégié des Archives nationales dans la conservation et la mise en valeur du patrimoine archivistique collectif. » (Source: Regroupement des services d'archives privées agréés du Québec, en ligne: http://www.sahra.qc.ca/rsapaq/index.html [consulté le 6 janvier 2010])

t
Traitementsearch for term

« Ensemble des opérations et procédures par lesquelles les archives sont triées, classées, décrites et indexées. »

v
Vedette-matièresearch for term

Ensemble d'un ou plusieurs descripteurs exprimant et précisant le sujet d'un document. Chaque vedette-matière correspond à un seul sujet, simple ou complexe. Un même document peut avoir plusieurs sujets donnant lieu à la rédaction de plusieurs vedettes-matières.

Versement des archivessearch for term

Transfert d'archives institutionnelles vers un service d'archives avec ou sans transfert de propriété ou de juridiction.